Vitalis heeft een eenhoofdige raad van bestuur en een directieteam. Er werken twee directiesecretaresses op het bestuurssecretariaat. Samen met de directiesecretaresse van de stafmanagers vormen zij één team. Als directiesecretaresse ben je de spin in het web en het eerste aanspreekpunt voor het bestuur voor alle werkzaamheden op secretarieel gebied. Je ontzorgt, denkt actief mee, anticipeert op opdrachten en doet pro-actief suggesties voor antwoorden en acties. Als je de bestuurder een stap vóór bent, worden wij heel enthousiast!

• Je beheert de agenda’s en maakt afspraken.
• Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op en draagt zorg voor de notulen.
• Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken.
• Je verzorgt de correspondentie en communicatie met interne en externe partijen.
• Je coördineert/organiseert bijeenkomsten.
• Je maakt functioneel gebruik van de (sociale) media, zoals Facebook, LinkedIn en MS teams en wendt de mogelijkheden daarvan aan om efficiënter te werken, te faciliteren en te communiceren.
• Je verzorgt de rol van gastvrouw voor zowel in- als externe relaties, collega’s en cliënten. Van nature zorg je ervoor dat je ook een goed intern netwerkt opbouwt.
• Je zorgt voor een overzichtelijk documentatiesysteem.
• Op basis van jouw expertise lever je een bijdrage aan projecten.